Đôi điều nhắn nhủ các bạn học viên khi viết email tiếng Anh và cả tiếng Việt. Một số lưu ý để các bạn viết email và sử dụng email hiệu quả hơn.
1. Tên địa chỉ email cần ngắn gọn và có chứa tên của bạn.
Khi mình muốn gửi cho bạn email, mình chỉ cần gõ tên của bạn là hiện ra email. Tránh dùng các email không liên quan đến tên và nghe có vẻ hơi "trẻ con" một chút như kiểu: cobemuadong@..., chimsedinang@..., búp bê bé nhỏ@... Những tên này nếu bạn thích vẫn có thể giữ lại để trao đổi email với những đứa bạn thân mật, còn mail trong công việc thì không nên.
Tên email cũng nên ngắn gọn, chỉ 6 kí tự là tạo được một email rồi, cố gắng để địa chỉ email ngắn và dễ nhớ nhất có thể. Đừng liệt kê một loạt con số ngày sinh năm sinh nhìn rất dài.
Tên hiển thị khi email được gửi đến thì ghi họ tên mình (không có dấu thì tốt hơn). Khi mình gửi email đến các máy tính ở nước ngoài có thể tên mình nhiều dấu hỏi ngã nặng sẽ làm người nhận bối rối và có khi lại nghĩ và virus hay spam.
Nếu cài đặt chữ kí thì tốt, thêm thông tin tên bạn, số điện thoại khi cần họ sẽ gọi cho bạn nhanh hơn.
2. Khi viết email chú ý
2.1. Subject line (Tiêu đề)
Điều cấm kị là bỏ qua tiêu đề. Nhiều khi nhận email mà cứ No subject thì mình cũng hơi khó chịu đó. Đọc thật kĩ yêu cầu, nếu có yêu cầu đặt tiêu đề theo mẫu thì nên đặt.
Ví dụ các bạn nộp CV mà công ty yêu cầu đặt tiêu đề theo mẫu thì nên tuân theo, để họ dễ kiểm soát thông tin mà khi cần tìm lại hồ sơ của các bạn cũng dễ vì chỉ cần gõ từ khóa theo mẫu là ra tên của bạn. Việc này vừa giúp bạn vì chứng tỏ bạn đọc kĩ yêu cầu vừa giúp cho người nhận email quản lí thông tin tốt hơn.
Nếu không yêu cầu viết tiêu đề theo mẫu thì bạn hãy đặt tiêu đề cho email của bạn. Đặt tiêu đề xong rồi viết thân bài sẽ làm cho bạn tập trung và mục đích chính của email tránh viết lan man. Tiêu đề nên ngắn gọn và rõ ràng nhất có thể. Tránh ghi chung chung kiểu "Chào cô giáo" hay "Hello bạn có ở đó không". Nhiều bạn còn ghi hẳn cái nội dung rất dài copy vào tiêu đề luôn. Kiểu như: Em chào chị, em gửi bài về nhà, chị sửa hộ em nha.
Bạn viết tiêu đề như thế nào mà để người ta muốn mở ra ngay để đọc hay chỉ cần đọc tiêu đề là biết nội dung chính ý.
Ví dụ: ĐĂNG KÍ KHÓA HỌC hoặc XIN HOÃN THI CUỐI KÌ hoặc HỦY ĐĂNG KÍ DỊCH VỤ.
Tiếng Anh thì có thể đặt ví dụ như: REQUESTING A MEETING/ CANCELING MY ORDER/ REGISTER FOR THE COURSE...
2.2. Email structure (Cấu trúc email)
Nguyên tắc là viết ngắn gọn nhưng vẫn rõ ràng và đầy đủ. Gồm 3 phần chính như mở bài, thân bài, kết bài ý. Nhưng không phải viết bài văn nên mọi người nhớ là ngắn gọn.
✔ GREETING: Chào hỏi/ Mở bài
Chú ý đến người nhận mà chào hỏi cho phù hợp. Tránh viết nhầm tên người nhận và giới tính. Nếu dùng các từ như Mrs, Ms, Miss, Mr thì phải thật cẩn thận không sử dụng không đúng. Nếu hoàn toàn email viết tiếng Việt thì nên cẩn thận sử dụng các từ này vì nhiều người không thích viết kiểu nửa Anh nửa Việt.
Nếu mà người nhận biết bạn là ai rồi và bạn đã gửi email nhiều lần cho họ thì không cần giới thiệu lại bản thân. Nhưng nếu là email đầu tiên thì cũng nên nói ngắn gọn bạn là ai và làm gì trong 1 dòng thôi nha.
✔ EMAIL TEXT: Nội dung chính của email
Có yêu cầu hay điều gì cần trao đổi thì straight to the point (đi thẳng vào vấn đề). Giữ cho email rõ rằng ngắn gọn và không lòng vòng. Cố gắng tiết kiệm thời gian cho người đọc nữa. Nếu họ đọc nhanh và nắm bắt luôn được vấn đề thì khả năng là bạn sẽ được trả lời email nhanh hơn đó.
Nếu có yêu cầu gì cụ thể thì nên rõ ràng (1), (2), (3) nhưng theo mình không nên quá 3 yêu cầu. Chỉ 1, 2 yêu cầu thì đẹp. Vì, nếu mà nhiều yêu cầu quá đọc rất mệt, mà nhiều yêu cầu thì cần thời gian suy nghĩ, và có thể bị bỏ bẵng đi nếu yêu cầu nghe phức tập quá. Nếu dài thì chia thành 2 đoạn nhỏ.
Nếu có gửi kèm link hay file đính kèm. Cũng chú ý nhắc đến trong nội dung để người nhận chủ động click vào link hay nhớ để mở tệp đính kèm. Tránh tình trạng ném cho họ một cái link hay file đính kèm mà không nói câu nào.
✔ CLOSING: Always add words of thank
Kết bài, luôn nói lời cảm ơn hoặc trân trọng. Kể cả mình là sếp mà yêu cầu nhân viên thì cũng thêm một vài lời trân trọng cuối email cũng cảm thấy dễ nghe hơn. Hihi. Huống hồ là mình yêu cầu hay nhờ vả người ta làm gì đó cho mình. Cảm ơn họ thậm chí họ không giúp được mình nhưng cảm ơn vì đã dành thời gian đọc email của bạn.
Và cuối cùng, luôn kiểm tra trước khi gửi. Hãy chắc chắn rằng không còn lỗi sai chính tả và nội dung ngắn gọn rõ ràng mới gửi các bạn nhé.
Nói thì có vẻ dài, nhưng các bạn có thể xem các mẫu câu tiếng Anh ở đây:
Chúc các bạn sử dụng email linh hoạt và hiệu quả!
Đọc thêm:
---
🔷 Cùng tham gia các khoá học tiếng Anh tại Go Global Class để làm chủ các kỹ năng học tiếng Anh chuyên ngành Y khoa:
Fanpage: Tiếng Anh Y Dược - Go Global Class
Cảm nhận học viên: http://bit.ly/feedbackggc
Thành quả học viên: http://bit.ly/thanhquahocvienggc
Website: https://tienganhyduoc.vn
Comments